Diseño de Software para la Gestión del Inventario y Procesos Internos en Empresa Dedicada a la Venta de Repuestos para Motos (Moto-Repuestos Goofy)

Abstract

RESUMEN El presente trabajo de investigación se enfoca en el diseño, desarrollo e implementación de un software de gestión de inventarios (SGI) y seguimiento de actividades de mecánica en la empresa Moto Repuestos Goofy, ubicada en el barrio El Centro del municipio de Cumaral, Meta, la cual se dedica a la comercialización de repuestos y a la prestación de servicios de mecánica para motocicletas. La propuesta surge a partir de la problemática identificada en la organización, relacionada con la ausencia de un control eficiente del inventario de repuestos y de los servicios de mecánica, situación que generaba desorden en la operatividad diaria, aumento de costos y disminución de la satisfacción de los clientes por la falta de organización y trazabilidad en los procesos. Frente a esta necesidad, se planteó como objetivo principal diseñar un software para la gestión integral del inventario de repuestos de motocicletas, que permita optimizar el control de existencias en tiempo real, mejorando la precisión en los registros y facilitando la toma de decisiones mediante la sistematización y automatización de los procesos. Para el desarrollo del proyecto se aplicaron los principios fundamentales de la ingeniería de software, partiendo del levantamiento y especificación de requerimientos, la definición de la arquitectura del sistema y el uso de metodologías ágiles, específicamente el marco de trabajo Scrum, que permitió un proceso iterativo, flexible y orientado a resultados concretos. El software diseñado integra tres módulos principales: el primero corresponde a la Gestión de Inventarios, que proporciona control en tiempo real del stock de repuestos, genera alertas de stock mínimo y aplica el modelo Economic Order Quantity (EOQ) para optimizar el proceso de reposición; el segundo módulo se orienta al Seguimiento de Servicios de Mecánica, con el registro detallado de los servicios realizados, historial de reparaciones, piezas utilizadas y estado de los trabajos en curso, lo cual asegura trazabilidad en cada actividad; finalmente, el tercer módulo corresponde al Módulo de Reportes, dedicado a la administración financiera y que incluye registro de ventas, control de gastos, gestión de ventas a crédito, intercambio de productos y visualización del flujo de caja. La implementación del prototipo permitió validar la utilidad del sistema en un entorno real, evidenciando mejoras significativas en la organización del inventario, en la trazabilidad de los servicios de mecánica y en la gestión financiera de la empresa. Como resultado, Moto Repuestos Goofy cuenta ahora con una herramienta tecnológica robusta que contribuye a optimizar los tiempos administrativos, reducir costos operativos, fortalecer la capacidad de respuesta frente a las solicitudes de los clientes y mejorar la satisfacción de los usuarios, lo que representa un avance importante en su desempeño empresarial y en su proceso de modernización a través de soluciones tecnológicas.

ABSTRACT This research focuses on the design, development, and implementation of an Inventory Management Software (IMS) and a system for tracking mechanical activities at Moto Repuestos Goofy, a company located in the El Centro neighborhood of Cumaral, Meta, dedicated to the commercialization of motorcycle spare parts and the provision of mechanical services. The proposal arises from the problems identified within the organization, mainly the absence of efficient control over spare parts inventory and mechanical services, a situation that generated disorder in daily operations, increased operating costs, and reduced customer satisfaction due to the lack of organization and traceability in processes. In response to this need, the main objective was to design customized software tailored to the specific requirements of the business, differentiating it from generic systems by providing a practical, personalized, and efficient solution capable of optimizing stock control, improving the accuracy of records, and facilitating decision-making through the systematization and automation of tasks. The project was developed under fundamental software engineering principles, starting with requirements gathering and specification, system architecture design, and the application of agile methodologies, specifically the Scrum framework, which enabled an iterative, flexible, and results-oriented process. The software integrates three main modules: the first is Inventory Management, which provides real-time stock control of spare parts, generates minimum stock alerts, and applies the Economic Order Quantity (EOQ) model to optimize replenishment processes; the second is Mechanical Services Tracking, which records detailed information about services performed, repair history, parts used, and the status of ongoing jobs, thus ensuring complete traceability of activities; and the third is the Reports Module, dedicated to financial management and including functions such as sales registration, expense control, credit sales management, product exchanges, and cash flow visualization. The implementation of the prototype validated the usefulness of the system in a real environment, showing significant improvements in inventory organization, mechanical service traceability, and financial management of the company. As a result, Moto Repuestos Goofy now has a robust technological tool that helps optimize administrative times, reduce operating costs, strengthen responsiveness to customer requests, and enhance user satisfaction, representing an important step forward in business performance and modernization through technological solutions.